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[主观题]

案例:天宝公司的采购业务 天宝公司是北京一家机电产品生产企业。从去年开始,公司要求采购部门加强采购管理,

案例:天宝公司的采购业务

天宝公司是北京一家机电产品生产企业。从去年开始,公司要求采购部门加强采购管理,以帮助企业降低成本,并提高生产物料的供货及时率。陈星大学毕业以后就进入天宝工作,如今担任采购部门经理已经3年了,在接到公司指令后,他把他的助理小徐召来一起商量。下面是陈星和小徐的对话。

陈星:小徐,公司好像对我们的部门工作不太满意哦。

小徐:那就意味着我们必须加强管理工作了!不知道您打算从哪里人手啊?

陈星:俗话说,“如果不能评估,就不能管理”。我们采购部门需要建立一套绩效考核指标体系。根据考核结果,一方面能发现存在的问题,另一方面可以找到努力的方向。但关键是选用哪些考核指标呢?

(小徐从包里拿出了一本《采购与供应管理》的书。)

小徐:陈经理,咱们就照书上说的选取指标吧。

(陈星和小徐对着书,边商量边选择指标,最终选择的指标如表2第1、2列所示。)

陈星:小徐,指标选好了。这几天你去收集一下有关数据,将这些指标计算计算吧。

小徐:好的!但是计算出来了,怎么知道得到的值是好是差呢?

陈星:听说我们公司竞争对手Y公司采购管理做得不错,我们就和Y公司作比较。哪个绩效指标比他们差,就表明我们需要改进哪个!

小徐:嗯,就这么办。那我也顺便打听一下Y公司的这些考核指标的绩效表现吧。

陈星:辛苦你了!

(三天后,小徐将公司上半年的有关数据和Y公司的指标绩效交给了陈星,具体数据如表2第3列和表3所示。)

表2 天宝公司采购绩效测量指标与Y公司的采购绩效

评估的绩效具体测量指标Y公司采购绩效指标值
价格和成本绩效当期采购金额与基准采购金额之比95%
质量绩效物料质量合格率99%
效率绩效采购金额占销售收入的百分比45%
供应商绩效供应商准时交货比例100%
表3 天宝公司上半年的数据

项目数据备 注
销售收入3200万元
实际采购金额2000万元
基准采购金额1600万元以去年12月份最后一次采购价格乘以总采购数量
总采购数量3000箱
合格数量2700箱
供应商准时交货数量2640箱
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提问人:网友anonymity 发布时间:2022-01-07
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第1题
案例一:福特公司采购流程再造

20世纪80年代初,福特汽车公司跟美国的其他许多公司一样,想方设法紧缩人员,减少行政管理费用。福特汽车公司认为能够减少费用的地方之一是应付账款部门。向福特汽车公司供货的供应厂商提出的账单,由该部门付款。当时,福特汽车公司的北美应付账款部门雇用了500多名人员。该公司的管理层认为通过使用电脑使某些职能自动化,能够使该部门工作人员的人数减少到400名,即减少20%。福特汽车公司的管理人员注意到马自达汽车公司的规模虽然较小,但它雇用的办理应付账款事务的人员只有5名,而福特汽车公司却雇用了500名,两者对比,相差过于悬殊,其原因不是能用规模大小、企业精神、提倡唱公司之歌、做早操等说明得了的。于是,福特汽车公司的主管人员不得不对包括应付账款部门在内的全部工作流程进行反思。

这个决定标志着福特汽车公司的观点发生了重大的变化,因为公司的再造只能从业务流程着手,而不是从与完成这种流程有关的行政组织机构着手。“应付账款”不是一种工作流程,因此,不是再造的问题。

福特汽车公司终于再造的流程并不是“应付账款”,而是“采购工作”。采购流程是从提出购货订单开始,也就是说,从根据下属工厂所需要的原材料、零部件而提出购货订单开始,一直到购到货后付款。将货供应给下属工厂(该工厂也就是采购流程的客户)为止。采购流程包括应付账款职能,但它还包括购货和收货。

福特汽车公司原先的原材料、零部件采购流程显然是按常规办事的。流程一开始,由采购部门向供应商发出购货订单,并将一份副本送交应付账款部门。供应商发货,货物运到福特汽车公司的收货点后,收货点上的办事人员填写一份表格,说明收到货物的情况,并将表格发交给应付账款部门。与此同时,供应商向福特汽车公司的应付账款部门送去发票。

现在,福特汽车公司的应付账款部门关于这批货物有三种凭证——购货订单、收货凭证和发票。如果这三种凭证上的数据互相吻合,应付账款部门的办事人员就签字同意付款。

福特汽车公司新的应付账款流程一看便知,跟原先的流程迥然不同。主要是由于新的流程完全取消了发票,办理应付账款的办事人员也就不再需要把购货订单、收货凭证同发票进行核对。结果表明,情况大不相同。现在,福特汽车公司雇用办理向卖方付款等事项的人员不再是500名,而仅仅是125名。

福特汽车公司新的采购流程是:采购部门的一名采购员向供应商发出购货订单,与此同时,将订单上的有关内容输入联机数据库。供应商跟以往一样,将货物发往买方的收货点。货物运到后,收货点的工作人员通过电脑终端机进行核对,看看已经运到的货物同数据库中储存的已经发出的购货订单的内容记录两者是否相符。只有两种可能性:相符或不相符。如果相符,收货点的工作人员接收这批货物,并按电脑终端的键,告诉数据库,这批货物已经运到。数据库现在已记下收到这批货物,而且,电脑会自动地签发一张支票并在适当时候把它发往供应商。另一方面,如果这批货物同数据库中已经发出的购货订单的内容记录不相符,那么,收货点的工作人员拒绝在运货单上签收,让它退还给供应商。

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第2题
案例:B公司的采购定位

B公司为国内中型家电制造企业。采购部包括行政人员在内共25人。采购部门负责公司生产物料、设备与MRO(维护、维修与运营材料)等物资的采购。该公司采购人员工作主要按电子类部件(电脑板、电阻、电容等)、系统类部件(冷凝器、蒸发器、标准件等)以及机械类部件(塑料、印刷、包装等)等类别进行分配。大部分电子类部件和部分系统类部件供应商对家电企业起着至关重要的作用,这部分供应商的质量、成本、交货期和参与研发等因素可以极大地影响家电企业的产品竞争力。B公司采购部目前对供应商管理的方法比较单一,几乎采用统一标准。对采购人员考核也比较单一,主要关注成本完成率。B公司近几年市场扩张较快,采购部门工作量上升也很快,采购员经常加班。部分物资供应出现瓶颈,尤其是空气压缩机,经常出现缺货。由于市场竞争比较激烈,产品毛利率逐年下降。在来年公司预算规划中,公司高层要求采购部门降低物料供应成本5%,并且降低采购部门经营费用。采购部为了完成公司预算目标,打算要求所有供应商在原有成本上降低5%。

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第3题
案例:约翰迪尔公司采购发展

2000年的11月22日是星期五,约翰迪尔公司的供应商评审小组成员罗伯茨、玛丽、埃金斯和皮尔森正在讨论其供应商Complex Parts的绩效。这家公司去年为其在莫林的业务单元提供的服务有些问题,约翰迪尔公司在考虑是否将Comples Parts的业务交给其他的供应商。他们需要在下周向项目经理提交一份行动方案。

公司背景

约翰迪尔公司成立于1837年,总部设在伊利诺伊州的莫林,它的2000项业务在全球160多个国家展开,在职员工43000人。公司生产农业、建筑、商业和消费领域的各种设备,在设备租赁、能源、特种技术和卫生保健等方面提供产品和服务。公司在2000年的净销售额达到110亿美元,总资产将近120亿美元,采购达到60亿美元。

Complex Parts在过去10年内都是约翰迪尔公司的供应商,每年的业务量大约为350万美元。Complex Parts向约翰迪尔公司提供的生产部件所需的大量工程技术和测试,能够提供和Complex Parts相同产品的供应商还有另外两家,但到目前为止仍然是Complex Parts向约翰迪尔公司提供所有零部件。Complex Parts经常积极改善同约翰迪尔公司的业务关系,如销售工程师每周的访问,参与约翰迪尔公司的成本削减战略、设计革新和内部质量计划。Complex Parts正积极提高针对约翰迪尔公司的销售。

约翰迪尔公司的追求卓越项目

追求卓越项目(Achieving Excellence Program, AEP)是一个动态的供应管理战略,旨在为约翰迪尔公司和它的供应商带来面对客户的竞争优势。AEP通过供应商评估程序,提高沟通、信任、合作和持续改进,努力建立与供应商的长期合作关系。

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第4题
案例:日本某公司采购管理之道

日本某公司目前拥有102家超级市场,年销售额约为1480亿日元,经营品种约为1.2万种。该公司总部负责商品采购业务的部门被称为商品部,商品部以商品的进货、开发和管理为中心,其职能包括起草进货和销售计划、负责商品开发、制品开发、渠道开发。商品部内部设11个部门,设立的原则是根据其在经营额中的重要程度。

开办超市,首先要做的工作就是决定卖什么商品,即把商品的大分类、中分类及小分类确定下来,这就要根据当地的消费水平、消费习惯来确定商品分类表。由于各地区生活习惯的差别,各地超市的商品分类表也不相同。比如说南方地区由于天气炎热,饮料可作为一个大类来经营。在商品的经营和管理上,该公司有一套根据自家的理解而设定的分类框架。通常的做法是,按照使用者的用途或TPOS(时间、场所、动机、生活方式)设定商品分类。分类框架设定好后,再筛选、找寻应备齐的具体商品品种,最后建立起自己的MD体系(商品体系)。

日本超级市场的商品分类框架一般设定为5个梯度,即部门、品群、小分类、品种、品目。根据当地实际编制出的商品分类表是推行标准化的内容之一,作用极大。一是界定所经营的商品范围,二是便于对经营业绩按商品结构进行分析。做商品分类后,计算机系统也同时对卖场进行分类管理,分析销售额、毛利率、损耗率、费用额、客单价、卖场销售效率、周转天数的变更。

根据业态理论确定大众品和实用品,超市经营的是高消耗、高周转的大众品和实用品。确定商品陈列面,确定小分类的适当规模。商品陈列的货架越多、展示越充分,所实现的销售额也就越大。但是摆放多少货架总有个度,什么是适当规模、各个小类引进多少个名目、摆在多少个货架上最出效益,则需要采购员对每个小类的陈列面与销售额进行对比、分析。

新产品的导入在日本,厂商推出新品有固定的日期,一般是春、秋两季各1次。在导入新品的时候,先要把旧的商品砍掉。老产品的淘汰也是采购员的职责之一。淘汰老产品的标准主要是依据销售额。采购员根据计算机系统提供的小分类销售报表、商品销售额排序、商品销售量排序、ABC分析、部门管理表等资料,能够非常精确地淘汰掉那些卖况差的品目。

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第5题
2012 年 3 月,某审计组对甲公司 2011 年度财务收支情况进行了审计。请回答: 在对甲公司采购与付款循环的内部控制进行了解的基础上,某审计人员执行了下列审计程序,其中属于对采购与付款循环内部控制测试程序的有( )

A、计算当期获得的商业折扣与进货总额的比率,并与以前各期相比较,以确定商业折扣的合理性

B、检查合同是否经过有关部门审查,核对采购发票是否与采购合同上所列明的数量、规格、品种等内容一致

C、核对采购合同、采购发票、验收单与入库单是否一致

D、抽验部分付款凭单,检查是否附有请购单、订购单、验收单等单据

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第6题
案例:A公司的采购绩效评价

A公司是一个员工只有几十个人的小工厂,各种记录都是由会计手工记录。最近由于办公室发生火灾,各种数据都被烧毁,为此该厂蒙受了无谓损失。该厂最近又准备对采购绩效评价,以此提高生产效率,但苦于没有数据,以致不能进行有效的评估。

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第7题
案例一:某公司采购管理改进前后状况比较

一、改进前

一个供应商接到该公司上海分公司的电话要买电脑10台的询价。又接总部询价电脑100台,IT部门询价某型号电脑配置和价格,并称需要笔记本电脑10台。供应商心想这个公司今年肯定有大的项目,便频频添置新设备,立刻派员光顾需求者,投之以“礼”。这样一来,该公司整体的“采购力”被分散、被浪费,价格五花八门,很难有什么优势可言,采购也就无所谓什么“采购技术”,至于竞标也就变成了一个形式。该公司的电脑什么牌子都有,经常修理、升级,形成价格无优势、服务低水准、管理混乱、舞弊成风的局面,导致公司形象受损。

二、改进后

首先由申请人提出申请,提交需要的数量,并非型号和报价。所有申请由部门经理根据预算批准,交公司财务总监批准(电脑金额超过2000元,属于固定资产项目),然后统一交由IT部门汇总。IT部门根据公司规定和工作需要决定配备的机型(台式机或笔记本)、配置、操作系统、软件及品牌。

该公司采购部门根据汇总数量和金额及要求,决定竞标的名单。IT部门提交竞标的内容,采购部门组成招标委员会或评标小组,邀请IT经理、工程师参加评审。采购部按照招标流程进行采购活动,与参加投标的供应商一一谈判,不仅仅是价格,也包括售后服务、交货条款、索赔条款、升级服务等。评标委员会按照事先商定的评定标准评判参加投标的供应商,推出胜标者,向胜标者发出胜标通知,向败标者发出感谢信。采购部门与胜标方签署合同,监督供应商的执行。

这样,该公司的供应商会得到一个公平的竞争环境,采购员也能发挥作用。他们的谈判能力以及IT经理的专业能力也得到了发挥,申请人也得到他们需要的工具。同时,该公司也得到了采购部门努力换来的竞争优势:好的价格、好的售后服务、升级承诺及供应商的好的反馈。公司的“钱”被聪明地花出了,该公司从而树立起了良好的管理形象。

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第8题
案例一:美心公司采购成本管理

2002年,美心公司与大多数高速发展的企业一样,开始面临增长“瓶颈”。掌门人夏明宪毅然采取以利润换市场的策略,大幅降低产品价格。然而,降价不久,风险不期而至,原材料钢材的价格突然飙升。继续低价销售——卖得越多,亏得越多;涨价销售——信誉扫地,再难立足。面对两难抉择,降低成本,尤其是原材料的采购成本就成了美心生死攸关的“救命稻草”!

夏明宪向采购部下达指令:从现在开始的三年内,企业的综合采购成本,必须以每年平均10%的速度递减。

这让美心的采购部的员工们有点傻眼,甚至不服气:此前美心公司的“开架式采购招投标制度”属国内首创,既有效降低成本,又杜绝暗箱操作,中央电视台都为此做过专题报道。而且此举已经为美心节约了15%的采购成本,还有什么魔法能够让青蛙变得更苗条?

在夏明宪的带动下,美心员工开始走出去,从习惯坐办公室到习惯上路,超越经验桎梏,于不知不觉中形成了一套降低成本的管理模式。

联合采购,分别加工

针对中小供应商,美心将这些配套企业联合起来,统一由其出面采购原材料。由于采购规模的扩大,综合成本减少了20%。配套企业从美心领回原材料进行加工,生产出来的半成品直接提供给美心,然后凭验收单到美心的财务部领取加工费。同时随着原材料成本的降低,配套企业也更具竞争力,规模扩大,价格更低,形成良性循环。

原材料供应,战略伙伴

针对上游的特大供应商即国内外大型钢铁企业,美心的做法是收缩采购线,率先成为其中一两家钢厂的大客户乃至于战略合作伙伴。而钢厂面向战略合作伙伴的价格比普通经销商低5%~8%,比市场零售价低15%。于是仅2002年的一次采购,美心就比同行节约成本近1000万元。

随着采购规模的与日俱增,美心人开始有了和钢厂进一步谈判的砝码。应美心要求,钢厂定期向其提供钢材的价格动态,并为美心定制采购品种。比如过去钢板的标准尺寸是1米,而门板尺寸是90厘米,其中10厘米就只能裁下来扔掉。现在钢厂为美心量身定制生产90厘米钢板,就大大减少了浪费,节约了成本。又比如他们还专门为美心开发了一种新材料门框,品质相同,价格每吨可节约600元……

新品配套,合作共赢

对于新配套品种的生产,由于配套企业需要增加大量投资,导致新配套产品与其他配套产品相比,价格大幅增加。美心就以品牌、设备、技术、管理等软硬件向生产方入股,形成合作;合作条件为,美心公司自己使用的产品,价格只能略高于生产成本。这样一来,合作方在新品的生产上减少了投入,降低了风险;同时,美心也降低了配套产品的采购成本,增加了收入。于是各方受益,皆大欢喜……

循环取货,优化物流

解决了原材料和配套产品的采购问题,美心还与配套企业携手合作,从物流方面进行优化。由于不同配套企业的送货缺乏统一的标准化的管理,在信息交流、运输安全等方面,都会带来各种各样的问题,必须花费双方很大的时间和人力资源成本。美心明白,配套企业物流成本的提高,将直接转嫁到配套产品的价格上。于是美心聘请一家第三方物流供应商,由他们来设计配送路线,然后到不同的配套企业取货,再直接送到美心的生产车间。这样一来,不仅节约了配套企业的运送成本,提高了物流效率,更重要的是,把这些配套产品直接拉到生产车间,保持了自身很低的库存,省去了大量的库存资金占用。

美心通过与原材料供应商及配套企业的携手合作,使原材料厂商拥有了稳定的大客户,配套企业降低了生产风险,而自身则在大大降低成本的同时,扩大了产销量,形成了各方皆大欢喜的共赢局面。

2002年,美心门的产销量同比翻了一番,其综合采购成本下降了17%,同比全行业的平均水平低23%! 美心公司成为唯一在原材料价格暴涨时期维持低价政策的企业,企业形象如日中天,渠道建设终于根深叶茂。

结合案例,请回答以下问题:

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第9题
案例二:通用公司的采购体系

与我国大型国有企业相比,通用公司的采购体系可以说是含着银钥匙出世,它没有经历体制、机构改革后的阵痛。全球集团采购策略和市场竞标体系自公司诞生之日起,就自然而然地融入了世界上最大的汽车集团——通用汽车的全球采购联盟系统中。相对于尚在理论层次彷徨的众多国有企业和民营企业而言,通用公司的采购已经完全上升到企业经营策略的高度,并与企业的供应链管理密切结合在一起。

据统计,在美国的采购量每年为580亿美元,全球采购额总共达到1400亿~1500亿美元。1993年,通用汽车提出了全球化采购的思想,并逐步将各分部的采购权集中到总部统一管理。目前,通用公司下设四个地区的采购部门:北美采购委员会、亚太采购委员会、非洲采购委员会、欧洲采购委员会。四个区域的采购部门定时召开电视会议,把采购信息放到全球化的平台上来共享,在采购行为中充分利用联合采购组织的优势,协同杀价,并及时通报各地供应商的情况,把某些供应商的不良行为在全球采购系统中备案。

在资源得到合理配置的基础上,通用公司开发了一整套供应商关系管理程序,对供应商进行评估。对好的供应商,采取持续发展的合作策略,并针对采购中出现的技术问题与供应商一起协商,寻找解决问题的最佳方案,而对表现糟糕的供应商,则请其离开通用公司的业务体系。同时,通过对全球物流路线的整合,通用公司将各个公司原来自行拟订的繁杂的海运线路集成为简单的洲际物流线路。采购和海运路线经过整合后,不仅使总体采购成本大大降低,而且使各个公司与供应商的谈判能力得到了质的提升。

结合案例,请回答以下问题:

1. 你认为上面的案例中涉及了哪些采购的新趋势?

2. 结合书本谈谈项目采购的重要性。

3. 结合中国实际谈谈你的看法。

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