简述文书立卷中，问题特征被普遍采用的原因？

某市教育局设有16个内部机构且相对稳定，职能分工明确。该局文书立卷的做法是：按教学度立卷，即每暑假期间对上一教学年度的文件进行整理；立卷时由局档案室的工作人员进行指导与监督由局办公室集中立卷；要求所有文件均按问题分类一律按问题特征组卷；凡本机关形成的文件，其保管期限均定为“永久”。